Controla estos cinco elementos para dar la importancia que se merecen las reuniones y aprovechar cada minuto

Controla estos cinco elementos para dar la importancia que se merecen las reuniones y aprovechar cada minuto
septiembre 21, 2020

La reunión es esa actividad que, generalmente, en este país nos genera un sentimiento de pesadumbre. Podríamos resumirlo en un sonoro y triste bufffffffff. Aburrimiento, pérdida de tiempo e inutilidad son tres etiquetas que hemos puesto a esta herramienta debido al mal uso que hacemos de los meetings.

En Fun Providers, agencia de comunicación y marketing digital en Barcelona, no subestimamos las reglas que rigen el mundo de las reuniones. Sabemos que es una manera muy eficiente de transmitir ideas y conceptos y un campo inmejorable para compartir conocimiento, debatir realidades del día a día y articular acciones posteriores. Tenemos muy claro que una buena estrategia de marketing digital, una campaña de relaciones públicas, una acción de mailing o un sorpresivo evento de marketing de guerrilla pueden ir al traste por una mala organización interna o una comunicación deficiente. Concebimos la reunión como una liturgia, con sus normas y principios invariables (la puntualidad y el respeto del tiempo de los demás son elementos que siempre debes considerar a la hora de decidirte por esta opción).

Los siguientes cinco elementos te ayudarán a optimizar tu tiempo y mejorar la pobre visión cultural que tenemos de las reuniones:

1 Necesitas reunirte?

Antes de empezar a convocar indiscriminadamente, reflexiona sobre la idoneidad del uso de esta herramienta. Si lo piensas con calma, tal vez resuelvas la situación con una llamada telefónica, una videoconferencia o un rápido correo electrónico. No convirtamos la reunión en la primera y única opción, elevándola a la categoría de deporte olímpico. Un uso indiscriminado de esta herramienta hará que pierda toda su efectividad y sentido.

2 Fija un objetivo

Céntrate en cuál es el motivo principal que te lleva a establecer la reunión: resolver una disputa entre departamentos, optimizar un determinado proceso, coordinar una nueva acción de marketing digital, resolver una situación de crisis institucional, notificar personalmente un ascenso o cambio de puesto de trabajo, preparar una presentación para clientes… Existen infinitos objetivos, pero lo que está claro es que debes enfocar tu energía en estructurar la reunión para alcanzarlo.

3 Convoca de forma adecuada

No hay situación más desagradable que te rapten para llevarte a una sala de reuniones sin saber con quién vas a estar ni de qué se va a hablar. La fórmula  “déjalo todo y ve a la sala de reuniones” es la peor de las soluciones, rompiendo por completo la rutina de lo que estás haciendo y llevándote de forma sorpresiva a un nuevo escenario.

Imagínate una fiesta en la que celebras un número redondo, como podrían ser los 40. Tienes la posibilidad de llevarte a un lugar remoto y paradisíaco a unos pocos familiares y amigos para celebrarlo de forma muy especial. Seguro que pensarías con mucho detalle quién va a acompañarte a ese evento único. Con las reuniones pasa lo mismo; no acumules personal por el simple hecho de que estén enterados de una determinada situación (para ello existen otras herramientas). Recuerda; a las reuniones no se va a hacer bulto. Debes tener una justificación potente para todos y cada uno de los asistentes al encuentro. A cada reunión solo acuden los empleados imprescindibles. Aquí no valen los tíos pesados que, por compromiso, tienes que aguantar durante la comida de Navidad. Solo trabajamos con la alineación titular, los suplentes deben seguir en sus puestos de trabajo.

No hay realidad más desgastante que pasar horas y horas, de reunión en reunión. Y plantarte a las cinco de la tarde sin haber hecho nada más, con la sensación de haber ido de sala en sala sin ton ni son y con un montón de tareas y cuestiones aún por resolver. Si realmente quieres cambiar esta inercia hazlo diferente:

Correo de bienvenida. Envía un correo electrónico explicando el objetivo de la reunión. Sé empático y pregunta si va bien el día y la hora propuestos para que todo el mundo pueda estar presente (como dijimos hace unas líneas todos los convocados son importantes). Todo el mundo tiene vida más allá del encuentro que estás programando, así que establece un horario de inicio y de final. El marcar un cierre es importante ya que impides que las reuniones se eternicen, imprimes un ritmo al encuentro y das tranquilidad al personal para organizarse el día. Mejor una reunión de una hora, corta pero efectiva, que una de tres, eterna y estéril.

Define los temas que se van a abordar. Muestra brevemente de qué aspectos se va a hablar y, lo más importante, si hay documentos o informaciones que los asistentes deben llevar preparadas para el meeting. Ello te permitirá que la reunión sea mucho más operativa.

Marca los tempos desde antes del inicio. Tienes que definir cuántos minutos vamos a dedicar para hablar de cada uno de los temas a tratar. Deja siempre 10 o 15 minutos al final para derivadas o elementos nuevos que puedan surgir durante el debate.

Explica si vamos a disponer de alguna herramienta extra en la sala (cañón de proyección o TV, pizarra), en el caso de que alguien la quiere utilizar.

Dada la imagen tan negativa de las reuniones, muy arraigada en nuestra cultura empresarial, debemos darle la vuelta y mostrar la importancia que se merece. Solo reúne a tus compañeros o colaboradores cuando sea necesario e importante, si no acabarás en la rutina habitual de “hacer por hacer”.

4 Maestro de ceremonias, figura crucial

Es importante que una persona, generalmente la convocante (aunque no tiene por qué serlo obligatoriamente), lleve el liderazgo de la reunión. Esta figura debe estar atenta para que se cumpla el objetivo fijado y se toquen todos los temas agendados. También debe encauzar la conversación cuando se vaya por otros derroteros que nada tienen que ver con el tema en cuestión. Se trata de un director de orquesta cuya labor también es la de empezar y acabar a la hora señalada.

Una reunión es además una perfecta ocasión para obtener información extra ya que, más allá de las ideas, el cuerpo humano habla constantemente. Las expresiones faciales, gestos y posturas suponen más de la mitad de la información (55%) que ofrecemos al comunicarnos con los demás. Contrariamente a lo que se pueda pensar, solo el 7% de la información se transmite verbalmente y el 38% corresponde al tono de voz.

5 Lo que pasa después es la clave

Una vez se dé por concluida la sesión, empieza el seguimiento. Este elemento es el más importante a la hora de dar continuidad e importancia a los ítems que se han tocado en la reunión. Envía un correo de cierre con un sintético resumen de lo tratado, próximos pasos, responsables de llevarlos a cabo y fechas de entrega de las tareas. Si no rematamos la reunión de una forma concreta, todo el trabajo hecho quedará difuminado y el tiempo de los asistentes, mal empleado.

En Fun Providers, agencia de comunicación y marketing digital en Barcelona, exprimimos el tiempo hasta la última gota. Sabemos que nadie dispone de recursos infinitos y que cada minuto cuenta. La reunión es un arte que debe cuidarse como un pequeño bonsái; mimando cada detalle. Nunca olvides que de una reunión bien estructurada y con un seguimiento correcto puede surgir tu próxima brillante campaña de marketing digital. Estamos aquí para ayudarte.